La base de connaissances partagée entre vos établissements

Si vous gérez plusieurs établissements, une partie de votre base de connaissances peut être commune à tous vos sites, pour éviter de ressaisir les mêmes réponses partout et de risquer des versions différentes d’un site à l’autre.

La base partagée

Dans votre espace : menu Organisation → Base de connaissances. Cette base contient les réponses valables partout, quel que soit l’établissement qui répond : garantie, moyens de paiement, politique d’annulation. Le fonctionnement est le même que dans un établissement — Catégorie, Question, Réponse — mais vous ne la saisissez qu’une fois, et tous vos établissements en profitent immédiatement, sans rien à faire de leur côté.

La recherche inter-établissements

Dans votre espace : Assistant Principal → Configuration. Activez « Recherche inter-établissements » pour que l’assistante puisse donner les horaires ou les tarifs d’un autre de vos sites. Par exemple : « le contrôle technique, c’est notre agence de Lyon ». Cette option est utile si vos établissements se renvoient certaines prestations entre eux et que vos clients appellent parfois le mauvais numéro sans le savoir.

Priorité entre les bases

Quand une information existe à la fois dans l’établissement et dans l’organisation, l’assistante regarde d’abord la base de l’établissement, puis celle de l’organisation. Si une réponse n’existe que dans la base partagée, elle s’en sert normalement pour répondre au nom de l’établissement qui a reçu l’appel. En cas de doute sur une réponse donnée par l’assistante, vérifiez donc les deux bases avant de conclure qu’une information manque quelque part.